「日々届くお問い合わせの確認や、1件ずつ手動で返信文を作る作業に時間を取られていませんか？」
今回は、ノーコードツール「Make（旧Integromat）」と「ChatGPT API」を連携させ、Googleフォームから届いた問い合わせを自動で要約し、さらに返信文の下書きまで作成してSlackへ通知する仕組みを構築しました。
手作業での転記や返信文案作成の手間を大幅に削減できる業務自動化フローです。
💡 この記事でわかること
- MakeとChatGPT APIを使った「問い合わせ自動化」の全体像と仕組み
- 高品質な返信案を安定して生成するためのChatGPTプロンプト設定（System/Userロール）
- 実際の導入効果と、自社の業務に合わせたカスタマイズ・応用事例
- 設定代行・サポートのご相談方法（対面不要・テキスト完結）
1. 今回作成した自動化フローの全体像
まず、今回構築した全体の仕組みはこちらです。
処理の流れは非常にシンプルです。
- 顧客がGoogleフォームから問い合わせを送信（スプレッドシートに自動記帳）
- Makeが新しい回答を即座に検知
- ChatGPT APIが内容を「3行要約」＋「ビジネスメールの返信下書き」に変換
- Slackの指定チャンネルへ一瞬で通知
2. ChatGPTのプロンプト（指示文）のこだわり
単に「返信を考えて」と丸投げするのではなく、AIがブレずに高品質な回答を生成するよう、System（役割定義）とUser（データとフォーマット指示）の2段階でプロンプトを設定しています。
- 役割の明確化: カスタマーサポートのプロとして振る舞うよう定義
- フォーマット固定: 要約は3行以内、返信案はそのままコピーして使える丁寧なビジネスメール文章に指定
内部で実際に設定しているプロンプト（コピペ可能）
このように構造化することで、毎回安定したクオリティの通知が届くようになります。
Make内のOpenAIモジュールには、以下のようなテキストを設定しています。
【System】
あなたは優秀なカスタマーサポートアシスタントです。
入力された問い合わせ内容に対して、【要約】と【返信下書き案】を作成してください。
【User】
以下の問い合わせに対応してください。
【問い合わせ内容】
{{1.問い合わせ内容}}
【出力フォーマット】
■ 問い合わせの要約
・（3行以内で簡潔に）
■ 返信下書き案
（丁寧なビジネスメールの文面）3. 実際のSlack通知画面（導入後の効果）
実際にシステムを動かした際のSlack通知結果がこちらです。
【画像指定③：Slackの通知結果画面】 ※ここにSlackに届いた「要約」と「返信下書き案」の通知画像を挿入
要約が一目で分かるため確認漏れがゼロになり、返信文も「コピー＆微修正」だけで完了します。
導入による時間削減効果
確認から返信作成まで1件あたり10分かかっていた作業が、たった1〜2分の「内容確認＆微修正」で完了するように。問い合わせ件数が多い現場ほど、大きな時間創出につながります。
4. 企業の運用に合わせたカスタマイズも可能
今回はシンプルな通知フローですが、実際の業務に合わせて以下のような応用も可能です。
- 内容に応じた担当者の自動振り分け ChatGPTに問い合わせ内容（例：「資料請求」「修理依頼」「見積もり」など）を判別させ、対応担当者へ自動でSlackメンション（@担当者）を飛ぶように設定。
- ChatworkやLINE WORKSへの通知変更 社内で使っているチャットツールに合わせて通知先を変更。
- スプレッドシートへのステータス自動追記 対応ステータス（未対応/対応中/完了）を自動管理。
5. 導入のご相談・設定代行について
「自社でもこの自動化仕組みを導入したい」 「自社の業務フローに合わせてカスタマイズしてほしい」
という方向けに、ココナラにて設定代行・構築サポートを承っております。
要件定義から Make の初期設定、プロンプトの調整まで一気通貫でサポートいたしますので、業務効率化をご検討中の方はお気軽にご相談ください！
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